Pour faire de vos congés d’été une pause salvatrice, mieux vaut préparer au mieux votre absence professionnelle, et votre retour. Conseils pour organiser votre départ.
S’il c’est le moment pour vous de faire la pause estivale, pendant ce temps, le monde continue de tourner. Certes, à cette époque de l’année, le rythme ralentit, cependant, des clients attendent des réponses, des décisions restent à prendre. Pour autant, pas question de rester en alerte 24h/24, sinon, comment profiter pleinement de ce break. Solution pour faire tourner les affaires et ne pas mettre vos collègues dans l’embarras : préparer votre départ.
Anticiper votre départ
Commencez par passer en revue les dossiers et classez-les selon leur niveau d’urgence. Faut-il désigner un interlocuteur pour certains de ces dossiers ? Est-il préférable de prévoir votre remplacement par un seul collaborateur, un adjoint ou un collègue ? Abordez la question avec votre hiérarchie. Si tout est prévu à l’avance, vous pourrez informer les personnes concernées au fur et à mesure de l’avancée des projets. Pour être dérangé le moins possible pendant vos vacances, prévoyez un brief complet, sous forme de tableau par exemple. Indiquez l’objectif de chaque mission clé, les suites éventuelles à apporter et le contact. Sachez que malgré cela, certains ne pourront s’empêcher de chercher à vous joindre. Restez calme. Faites référence aux consignes laissées puisqu’elles sont précises et claires.
Planifier votre retour
Gérez le maximum de points avant votre départ pour ne pas mettre vos collègues dans l’embarras. Ne prévoyez pas de rendez-vous important à quelques heures de votre départ, pour ne pas avoir à apporter d’éléments à la dernière minute. Ni dès votre retour afin de reprendre en douceur. Par ailleurs, faites une liste de ce qui vous attend au lendemain de vos vacances. Planifiez dès à présent les tâches et missions à réaliser.
Prévenir de votre absence
Une fois l’intérim organisé, il est temps de prévenir vos contacts, clients, fournisseurs, partenaires…, de votre absence. Bien entendu, prévenez aussi vos collègues. Programmez le système de réponse automatique de votre adresse mail. Précisez votre date de retour ainsi que le nom et les coordonnées des personnes qui vous remplacent. Modifiez aussi l’annonce de votre répondeur téléphonique.
Ranger le bureau
Faites le tri sur votre bureau. D’une part, c’est le meilleur moyen pour ne rien oublier d’essentiel. D’autre part, cela permet de retrouver un espace de travail dégagé et de repartir du bon pied, sans impression d’être submergé dès le retour. Faites de même avec votre boîte mail et vos répondeurs téléphoniques. Profitez-en pour répondre aux questions que vous repoussez depuis des semaines. Bref, mettez-vous à jour avant de partir pour éviter la surcharge après les vacances. Arrosez vos plantes vertes et débarrassez votre espace d travail de toute denrée périssable.
Se débrancher
Dans la mesure du possible, laissez au repos, téléphone, tablette et ordinateur. Si vous avez l’obligation de suivre des dossiers, pourquoi ne pas fixer quelques règles. Vous pouvez par exemple consulter répondeur et boîte mail une seule fois par jour, de préférence le matin avant de repasser en mode vacances. Informez vos contacts de ces règles et insistez pour que l’objet des requêtes éventuelles présente un vrai caractère d’urgence. Quel que soit votre niveau de responsabilité, si vous ne déconnectez pas, vous risquez de le payer cher à votre retour de vacances.
